|
6.1. Bước 1: định danh biến cố
Xác định và ghi nhận biến cố được xem là quan trọng (tai biến, biến chứng, tác dụng phụ của thuốc). Biến cố này sẽ được phân tích, được nêu ra trong buổi họp chuyên biệt để các thành viên trong ê kíp cùng bàn bạc. Nên có một nhóm đặc trách thực hiện SEA và cuộc họp để giải quyết vấn đề SEA. Nên giao việc ghi nhận biến cố quan trọng vào sổ cho một thành viên cụ thể.
6.2. Bước 2: thu thập thông tin
Thu thập và tổng hợp các thông tin y học chứng cớ có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến vấn đề được tìm thấy. Thông tin về y học chứng cớ có thể tìm thấy trong y văn, trong ý kiến đóng góp của chuyên gia. Ngoài ra, chúng ta cũng cần quan tâm đến thông tin, các ý kiến đóng góp của bệnh nhân, thân nhân và nhân viên y tế trong và ngoài đơn vị.
6.3. Bước 3: tổ chức họp trao đổi ý kiến
Tổ chức buổi họp thảo luận và phân tích các biến cố với sự tham gia của tất cả các thành viên của nhóm. Cuộc họp nên được tổ chức trong bầu không khí thoải mái, thẳng thắn, trung thực, không chỉ trích. Biên bản cuộc họp nên được làm nghiêm túc và chuyển đến tất cả các thành viên.
Các buổi họp này nên được tổ chức thường kỳ, có thể lồng ghép vào các buổi họp của nhóm trong tháng. Điều này cho phép tất cả các vấn đề đều được nêu ra, phân tích, thảo luận với sự hiện diện của đa số các thành viên, từ đó có điều kiện ghi nhận được ý kiến đóng góp của các thành viên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số cuộc họp đã có những nội dung quan trọng khác, mọi người sẽ khó tập trung giải quyết vấn đề nảy sinh. Do vậy, cách hay nhất vẫn là tổ chức buổi họp riêng cho chính biến cố đang cần được giải quyết.
Người được lựa chọn trình bày vấn đề và điều hành buổi thảo luận cần phải nắm được hoạt động của nhóm và có được uy tín của mọi người. Thông thường, người có kiến thức nhiều nhất về vấn đề được bàn sẽ được chọn làm người điều phối. Điều này cho phép buổi thảo luận đi đúng hướng và đạt được kết quả tốt. Tuy nhiên, cũng chính người này có thể làm hạn chế tham gia của một số thành viên. Do vậy, người phụ trách nhóm cần nắm rõ các điểm này trong quá trình tổ chức buổi họp. Người trưởng nhóm sẽ mở đầu buổi họp trong không khí thoải mái, khuyến khích sự tham gia của các thành viên.
Đối với một số chủ đề khá chuyên sâu, chúng ta có thể giới hạn số thành viên tham gia cuộc họp. Ví dụ như đối với trường hợp chẩn đoán bệnh lý phức tạp, buổi họp có thể chỉ giới hạn đối với bác sĩ, các thành viên khác của nhóm như điều dưỡng-nhân viên hành chánh thường không liên đới đối với vấn đề này.
6.4. Bước 4: phân tích biến cố
Thực hiện phân tích vấn đề một cách có hệ thống. Buổi họp cần tập trung xác định vấn đề gì đã xảy ra? Tại sao vấn đề đó xảy ra? Và cách gì có thể hạn chế sự việc tương tự trong tương lai? Mục đích sau cùng của việc phân tích vấn đề là cải thiện chất lượng công việc. Hình thức tiếp cận nên dựa trên quan điểm học hỏi từ sai sót, hướng đến hoàn thiện cá nhân, công việc và qui trình của đơn vị khi cần thiết.
Phương pháp phân tích biến cố quan trọng nên được thực hiện một cách hệ thống, cần đào sâu vào nội dung thông qua việc đặt câu hỏi xung quanh 4 nội dung lớn như sau:
6.4.1. Điều gì đã xảy ra?
Các thông tin thu thập ở bước 1 là quan trọng để trả lời câu hỏi này. Chúng ta cần nêu ra tất cả các yếu tố có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến vấn đề (bao gồm ngày giờ, con người và hệ thống có liên quan). Từ thông tin này, chúng ta thiết lập một bước tranh tổng thể của vấn đề đã xảy ra. Trong bức tranh này, chúng ta cũng nên đề cập đến các ý kiến đánh giá nhận xét của bản thân bệnh nhân, của ê kíp chăm sóc và những người khác nếu có.
Đôi khi câu trả lời không thể có ngay lập tức vì thiếu thông tin, thiếu ý kiến, thiếu thời gian… Do vậy, đôi khi người điều hành cần phải biết dừng đúng thời điểm và giúp nhóm hướng đến kết quả cụ thể.
6.4.2. Tại sao vấn đề này đã xảy ra?
Trong buổi họp, chúng ta cần thiết lập các giả thuyết xung quanh câu hỏi vì sao vấn đề này đã xảy ra. Cần xác định vấn đề này nằm trong nhóm vấn đề nào, do nguyên do tại đâu: thiếu tính chuyên nghiệp của hệ thống, thiếu kiến thức….
6.4.3. Chúng ta học được điều gì từ vấn đề này?
Điều quan trọng là nhấn mạnh cái gì có thể học được từ vấn đề này, từ kinh nghiệm này. Chúng ta cần tạo dựng môi trường học hỏi, suy nghĩ, cầu tiến cho mỗi thành viên và cả nhóm (có nghĩa là hệ thống qui trình). Ví dụ như việc chúng ta có thể tổ chức buổi rút kinh nghiệm về một trường hợp bệnh lý phức tạp khó chẩn đoán, hoặc việc phối hợp lồng ghép trong chăm sóc một bệnh nhân, hoặc cập nhật những thay đổi trong hồ sơ hành chính… Các kinh nghiệm này là thực tế, được hình thành trên cơ sở tình huống cụ thể có lồng ghép các yếu tố về bệnh nhân, đồng nghiệp, đơn vị.
6.4.4. Chúng ta phải hành động (thay đổi) như thế nào?
Với các vấn đề nảy sinh và các kinh nghiệm thu thập được qua các bước trên, chúng ta cần phải dự kiến, hoạch định kế hoạch cụ thể nhằm hướng đến giảm thiểu nguy cơ xuất hiện vấn đề đã ghi nhận hoặc kế hoạch can thiệp một khi vấn đề xảy ra, hoặc cả hai.
Cần xem xét lại qui trình hiện tại có cần hiệu chỉnh hoặc làm mới không, cần xem lại thành viên của nhóm có cần được huấn luyện bổ sung không. Một khi hành động được xác định, chúng ta cần phải đưa quyết định này thành hành động cụ thể chứ không chỉ dừng ở mức độ là một sự đồng thuận đơn thuần vào cuối cuộc họp. Các hành động cần phải xem xét nghiêm túc: danh sách hành động cần làm, cách thức thực hiện, cách thức theo dõi và lượng giá. Nếu được, cần phân công trách nhiệm cho thành viên cụ thể trong việc triển khai và báo cáo tiến trình thực hiện hành động can thiệp vào lần họp sau.
Thỉnh thoảng trong vài trường hợp cụ thể, giải pháp can thiệp không khả thi trong bối cảnh của đơn vị hoặc nằm ngoài tầm kiểm soát của đơn vị. Ví dụ như một tác dụng phụ của thuốc nằm ngoài khả năng can thiệp của nhóm, một nguy cơ lâm sàng mà tần suất xuất hiện quá thấp như dị ứng thuốc mà việc can thiệp không cần thiết,… Trong các trường hợp này, chúng ta cũng cần phải ghi nhận lại và trình bày lý do cụ thể tại sao không cần can thiệp.
6.5. Bước 5: đồng thuận – triển khai – theo dõi
Theo dõi tiến trình triển khai các hành động đã được thống nhất bởi nhóm, đơn vị. Ví dụ như trường hợp nhóm tiếp nhận bệnh đề xuất thay đổi mẫu biểu tiếp nhận bệnh. Kết quả thực hiện với mẫu biểu mới nên được báo cáo như là một trong những nội dung làm việc trong lần họp tới.
6.6. Bước 6: lập báo cáo
Soạn thảo một tài liệu đánh giá vấn đề một khi hành động can thiệp đã được thống nhất và triển khai. Các tài liệu, bằng chứng có liên quan đến tiến trình này cần được kẹp chung vào tài liệu để dễ dàng tham khảo trong tương lai. Bản báo cáo có thể được viết bởi thành viên được xem là có nhiều kinh nghiệm nhất trong lĩnh vực đó, người đã điều hành quá trình phân tích vấn đề (trưởng đơn vị không nhất thiết là người điều hành nhóm thảo luận như đã trình bày ở bước 2, cũng không hẳn là người trực tiếp thực hiện việc thay đổi như đã trình bày ở bước 4).
Cấu trúc một tài liệu báo cáo được khuyến cáo bám sát các hành động theo một trình tự lý luận đã kể ở trên:
• Ngày xảy ra biến cố
• Ngày tổ chức họp
• Người điều hành
• Vấn đề gì đã xảy ra?
• Tại sao vấn đề đó đã xảy ra?
• Điều gì đã rút ra từ vấn đề?
• Cái gì có thể thay đổi được từ vấn đề này?
Điều quan trọng cần nhắc là các thông tin ghi nhận phải dựa trên cơ sở tổng hợp các ý kiến thảo luận của nhóm, được ghi nhận một cách chi tiết. Tránh trường hợp bản báo cáo được ghi quá sơ sài, không đủ thông tin khi cần tra cứu về sau. Chúng ta cũng không nên nêu tên riêng của người bệnh, của thành viên, của tổ chức liên đới trong bản báo cáo. Có như vậy, tài liệu này mới phục vụ mục đích cầu tiến trong công việc.
6.7. Bước 7: hệ thống hóa - chia sẻ
Tiếp tục ghi nhận các ý kiến đóng góp, phản hồi về kế hoạch can thiệp, về bản báo cáo ngay cả khi nó đã được hoàn thành. Theo các nghiên cứu trong y văn, 1/3 kết quả phân tích vấn đề không được đánh giá cao bởi ê kíp thực hiện. Đa phần nguyên nhân là do các thành viên chưa hiểu tầm quan trọng của vấn đề, chưa nắm hết nguyên nhân, hoặc chưa thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra nhằm hạn chế tái diễn vấn đề trong tương lai.
Bản báo cáo có thể được gởi xin ý kiến của các đồng nghiệp, chuyên gia của các đơn vị khác. Ý kiến đóng góp sẽ góp phần làm sáng tỏ thêm vấn đề, cải thiện chất lượng công việc lượng giá và thực hiện của ê kíp và đơn vị.
Bằng cách thực hiện nghiêm túc các bước kể trên, chúng ta đang trong một quá trình tự hoàn thiện liên tục hướng đến sự chuyên nghiệp hóa trong lĩnh vực của chúng ta.
|
