Khi tài liệu được chuyển sang giai đoạn xuất bản, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo yêu cầu phân công người phụ trách công tác biên tập hình thức (biên tập viên hình thức) nhằm chuẩn bị các bản chế bản (như PDF hoặc HTML).

Tùy theo chính sách của từng tạp chí, công tác biên tập hình thức có thể được phân công cho biên tập viên chuyên trách về hình thức hoặc cho biên tập viên phụ trách chung. Có thể sử dụng sự hỗ trợ từ các cộng tác viên khác hoặc các dịch vụ bên ngoài để thiết kế và trình bày hình thức. Trong bất kỳ lựa chọn nào, phương pháp quản lý hiệu quả nhất là mỗi cá nhân liên quan cần có tài khoản trên hệ thống để có thể tiếp cận toàn bộ nội dung, nguồn lực và thông tin trao đổi liên quan đến công việc. Các thông tin này cũng sẽ được lưu trữ nhằm thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ.

Để phân công biên tập viên hình thức, nhấn vào nút "Gán" tại cửa sổ bên phải. Hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ riêng như minh họa sau.

Tại mục này, người dùng sẽ chọn cá nhân phụ trách, đồng thời soạn thảo thư điện tử (email) để gửi yêu cầu đến họ. Sau khi thư đã được soạn thảo hoàn tất, nhấn vào nút "Gửi". Cá nhân được giao việc sẽ nhận được thư điện tử và cảnh báo từ hệ thống về nội dung công việc được phân công.

Như minh họa trên, công việc đã được phân công và hiện đã có các thông tin trao đổi, cùng với bản thảo bài viết đã sẵn sàng để chuẩn bị cho công tác chế bản in.