Chuẩn bị và thêm tập tin chế bản

(Tham khảo chính: OJS )

Tập tin chế bản là những tập tin được thiết kế để có thể xuất bản trong đó đảm bảo về hình thức trình bày và phù hợp với mô thức xuất bản. Các tập tin này sẽ ở dạng định dạng không thể thay đổi để đảm bảo tính hằng định thống nhất sau xuất bản. Một số định dạng xuất bản thường có như (HTML, PDF, EPUB, XML). Ví dụ như đối với việc trình bày trên trang in giấy của tạp chí, hình thức trình bày theo PDF là rất phù hợp. Các tập tin đính kèm khác cho xuất bản có thể tách thành các tập tin riêng, ví dụ như số liệu, hình ảnh... có thể được trình bày lại để có thể xem riêng trong bản online giúp tăng trải nghiệm của người đọc.

Các thành phần của tập tin chế bản #

Khi anh chị chuyển tập tin chế bản vào chương trình, anh chị cần khai báo thông tin về loại nội dung của tập tin chế bản (ví dụ như là bài viết toàn văn, số liệu nghiên cứu...). Thông thường loại nội dung của tập tin đã được tác giả cung cấp từ đầu và không thay đổi. Chúng ta có thể thay đổi danh mục các loại nội dung này trong phần cài đặt chương trình. Cũng tại mục đó, chúng ta có thể quy định là loại nội dung nào sẽ đính kèm - không đính kèm với quá trình xuất bản. Một số thông số như sau

• Tài liệu lệ thuộc: tài liệu liên quan sẽ không xuất hiện kèm với nội dung
• Tài liệu bổ sung: đường dẫn tài liệu sẽ xuất hiện kèm với bài viết trên trang báo
• Tài liệu không bổ sung, không lệ thuộc: tài liệu này có thể sẽ xuất hiện kèm với bài báo tại phần mục lục của tạp chí.

Ví dụ như trường hợp chúng ta muốn bổ sung thêm một số tư liệu thêm cho bài báo, và sẽ cho hiển thị các nội dung này tại trang trình bày nội dung, trang tạp chí, trang đăng ký bản thảo, chúng ta cần cấu hình như sau:

• Đến mục Cài đặt/Quy trình làm việc/ thẻ Gửi bài/ các thành phần
• Nhấn vào nút mũi tên màu xanh cạnh phải của dòng "Biểu định kiểu HTML"
• Nhấn nút "chỉnh sửa" để mở cửa sổ mới. Trong cửa sổ này nhấn chọn mục "Đánh dấu các tệp thuộc loại này là tệp phụ thuộc" , sau đó nhấn nút lưu và thoát
• Tương tự nhấn vào nút mũi tên màu xanh cạnh dòng phải của dòng "Đa phương tiện"
• Nhấn nút "chỉnh sửa" để mở cửa sổ mới. Trong cửa sổ này nhấn chọn mục "Đánh dấu các tệp thuộc loại này là tệp bổ sung" , sau đó nhấn nút lưu và thoát

Định dạng của tập tin chế bản #

Có nhiều hình thức tập tin dủng để xuất bản trực tuyến. Thông thường sẽ là dạng PDF hoặc HTML. Tuy nhiên một số định dạng thông dụng khác vẫn có thể dùng để xuất bản bao gồm EPUD, MP3, XML.

Chương trình có cung cấp một số tính năng bổ sung để xem nội dung của các tập tin này. Cách tốt nhất là tải tập tin về máy và sử dụng các phần mềm chuyên dụng khác nhau để xem

Sử dụng mẫu trình bày #

Để chuẩn hóa về hình thức trình bày trong tạp chí, cách tốt nhất là yêu cầu mọi người tuân thủ một định dạng và cung cấp định dạng này trước để làm mẫu (trong tập tin đó sẽ có sẵn các hình thức trình bày, kiểu chữ, vị trí, màu sắc, canh khung....). Tập tin này sẽ làm cho quá trình chuẩn hóa hình thức trở nên nhanh hơn, dễ dàng hơn và tránh sai sót. Đường dẫn sau hướng dẫn cách thức tạo một tập tin hình thức bằng MS Word. Hướng dẫn cách tạo nhanh tập tin biểu mẫu bằng MS Words.

Đối với biểu mẫu xuất bản online, có thể tham khảo thêm theo hình thức Hình thức theo Paideusis.

Đối với các dạng tập tin biểu mẫu, nguyên tắc là quy ước các hình thức định dạng dùng chung, không chỉnh trực tiếp trên từng nội dung. Điều này nhằm đảm bảo rằng các hình thức trình bày sẽ thống nhất xuyên suốt toàn tài liệu, nó cũng tránh bị vướng lỗi khi chuyển đổi giữa các loại định dạng khác nhau. Đường dẫn này sẽ giúp phân biệt sự khác nhau giữa cách thức quy ước theo định dạng dùng chung và điều chỉnh trực tiếp

Tập tin dạng PDF  #

Tập tin PDF được tạo dễ dàng bằng cách sử dụng phần mềm MS Words. Chỉ cần biên soạn xong tài liệu, nhấn lệnh lưu dưới dạng mới hoặc nhấn nút xuất dưới dạng mới, sau đó chọn mục PDF. Phần lớn các tạp chí khoa học, y khoa đều cung cấp tập tin PDF cho các dạng xuất bản của họ.

Định dạng này thường được sử dụng vì nó tuân theo nguyên tắc kích cỡ của trang in và không cho hiệu chỉnh. Tuy nhiên, PDF không thuận lợi cho việc sử dụng trên những thiết bị có màn hình nhỏ (điện thoại), không cho phép tích hợp các hình ảnh, âm thanh và video dễ dàng như các loại định dạng khác. Những điểm mạnh và yếu này cần được cân nhắc để hỗ trợ cho người sử dụng

Tập tin định dạng HTML #

Tập tin dạng này có nhiều điểm linh động hơn. Nó cho phép tích hợp lồng ghép các nội dung đa  phương tiện (hình ảnh, âm thanh, video , hoạt cảnh...). Nó đồng thời có thể thay đổi kích thước tùy theo kích thước của màn hình hiển thị. Tuy nhiên, chính sự linh động này đưa đến việc trình bày của nó sẽ khác hẳn với hình thức trang in xuất bản trên giấy. Sự phối hợp của hình thức PDF là cần thiết để giúp trình bày theo trang in và dùng HTML để có thể linh động theo nhu cầu của người sử dụng.

Để xuất bản tập tin HTML, các bước thực hiện có phần phức tạp hơn chút so với hình thức PDF. Cũng sử dụng chương trình MS Words, chúng ta có thể lưu hoặc xuất bản ở dạng HTML. Do tập tin này thường đi kèm với các nội dung đa phương tiện. Các nội dung này được lưu riêng thành thư mục riêng đi kèm với tập tin nội dung chính. Do vậy việc xuất tập tin HTML cũng cần phải chú ý đến các nội dung này để đảm bảo nó sẽ hiển thị các nội dung như xây dựng ban đầu.

Gửi tập tin âm thanh MP3

Mặc định chương trình không cung cấp sẵn hình thức MP3. Để bổ sung hình thức này và cũng để nội dung có thể hiển thị trên trang web tạp chí, chúng ta cần vào phần cấu hình để bổ sung thêm mục. Lưu ý là cần tùy chọn nội dung là "Đánh dấu các tệp thuộc loại này là tệp phụ thuộc" để nó có thể xuất hiện khi xuất bản.

Với vai trò là biên tập viên xuất bản, chúng ta có thể bổ sung nội dung MP3 và đặt phân nhóm cho phù hợp và gửi vào chương trình. Cách thức gửi cũng tương tự như gửi các nội dung khác cho xuất bản. Các tập tin lệ thuộc sẽ nằm ở mục riêng để tách bạch với nội dung bản xuất bản. Sau khi gửi tập tin, chúng ta cần cung cấp các thông tin về bản quyền, cho tải - xem...

Tập tin EPUB #

Tương tự như HTML, EPUB là dạng tập tin chế bản chuyên biệt cho các thiết bị đọc với màn hình nhỏ. Để tạo được tập tin này, chúng ta cần có phần mềm chuyên dụng (tham khảo một phần mềm mã nguồn mở Calibre). Quá trình tạo tập tin cũng sẽ sử dụng một số hướng dẫn chuyên biệt và có kiến thức về kỹ thuật máy tính để đảm bảo các nội dung được chuyển tốt. Để đọc tập tin này, người dùng cũng phải có phần mềm phù hợp để đọc.

Tập tin XML  #

Cấu trúc XML được thiết kế ở dạng ngôn ngữ dành riêng cho máy tính với mỗi mục nội dung được đặt trong những thẻ mô tả chuyên biệt. Nhờ việc mô tả chi tiết, máy tính có thể nhận biết và tùy biến thành nhiều dạng định dạng khác nhau tùy theo nhu cầu (như các loại định dạng được nêu ở trên). Các liên kết nội dung, hình ảnh, tài liệu, thông tin mô tả, tham khảo.. đều được thực hiện tốt bởi định dạng này.

Tuy nhiên việc tạo tập tin XML cũng cần phải có phần mềm chuyên dụng và có kỹ năng phù hợp

Gửi đường dẫn hình ảnh - video của trang web khác #

Chương trình hỗ trợ việc trích dẫn các hình ảnh, video đến từ các trang web khác. Việc bổ sung cũ thực hiện tương tự như gửi bài. Khi khai báo cần chú ý đánh dấu chọn vào mục nội dung "tài liệu này đang tham khảo đến nguồn từ trang web khác". Sau đó chép đường dẫn của tài liệu vào vùng nội dung phù hợp. Nhấn nút lưu để kết thúc

Video sẽ hiện thị tại trang tạp chí theo hình thức giống như hình trên