Chuẩn bị và thêm tập tin chế bản

Tập tin chế bản là các tập tin được thiết kế để xuất bản, nhằm đảm bảo hình thức trình bày và phù hợp với chuẩn xuất bản. Các tập tin này thường được lưu trữ dưới định dạng cố định nhằm đảm bảo tính nhất quán sau khi xuất bản. Một số định dạng xuất bản phổ biến bao gồm HTML, PDF, EPUB, và XML. Chẳng hạn, đối với việc trình bày trên bản in giấy của tạp chí, định dạng PDF rất phù hợp. Các tập tin bổ trợ khác cho ấn phẩm có thể được tách thành các tập tin riêng biệt (ví dụ: dữ liệu, hình ảnh) và được trình bày lại để có thể xem độc lập trên phiên bản trực tuyến, nhằm nâng cao trải nghiệm của người đọc.

Các Thành phần của Tập tin Chế bản #

Khi người dùng tải tập tin chế bản lên hệ thống, cần khai báo loại nội dung của tập tin (ví dụ: bài viết toàn văn, dữ liệu nghiên cứu). Thông thường, loại nội dung của tập tin đã được tác giả cung cấp ban đầu và thường không thay đổi. Người dùng có thể thay đổi danh mục loại nội dung này trong mục cài đặt của hệ thống. Tại mục này, người dùng cũng có thể quy định loại nội dung nào sẽ được đính kèm hoặc không đính kèm trong quá trình xuất bản. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm:

Tài liệu phụ thuộc: Khi được đánh dấu là tệp phụ thuộc, tài liệu này sẽ không hiển thị trực tiếp cùng với nội dung chính.
Tài liệu bổ sung: Khi được đánh dấu là tệp bổ sung, đường dẫn đến tài liệu này sẽ hiển thị kèm theo bài viết trên trang ấn phẩm.
Tài liệu độc lập (không phụ thuộc, không bổ sung): Tài liệu này có thể xuất hiện kèm theo bài báo tại phần mục lục của tạp chí.

Ví dụ, nếu người dùng muốn bổ sung các tư liệu cho bài báo và hiển thị các nội dung này tại trang hiển thị nội dung, trang tạp chí, và trang nộp bản thảo, cần thực hiện cấu hình như sau:

Truy cập mục Cài đặt/Quy trình làm việc/tab Gửi bài/Thành phần.
Nhấp vào biểu tượng mũi tên màu xanh ở bên phải dòng "Biểu định kiểu HTML".
Nhấp vào nút "Chỉnh sửa" để mở cửa sổ mới. Trong cửa sổ này, nhấp chọn tùy chọn "Đánh dấu các tệp thuộc loại này là tệp phụ thuộc", sau đó nhấp vào nút "Lưu và thoát".
Tương tự, nhấp vào biểu tượng mũi tên màu xanh ở bên phải dòng "Đa phương tiện".
Nhấp vào nút "Chỉnh sửa" để mở cửa sổ mới. Trong cửa sổ này, nhấp chọn tùy chọn "Đánh dấu các tệp thuộc loại này là tệp bổ sung", sau đó nhấp vào nút "Lưu và thoát".

Định dạng Tập tin Chế bản #

Có nhiều định dạng tập tin được sử dụng để xuất bản trực tuyến. Các định dạng phổ biến là PDF hoặc HTML. Ngoài ra, một số định dạng khác cũng có thể được sử dụng để xuất bản, bao gồm EPUB, MP3, và XML.

Hệ thống cung cấp một số tính năng hỗ trợ để xem nội dung của các tập tin này. Tuy nhiên, để xem đầy đủ nội dung, khuyến nghị tải tập tin về thiết bị và sử dụng các phần mềm chuyên dụng phù hợp.

Sử dụng Mẫu Trình bày #

Để chuẩn hóa hình thức trình bày trong tạp chí, cần yêu cầu tác giả tuân thủ một định dạng mẫu nhất quán và cung cấp mẫu này từ trước (tập tin mẫu này sẽ bao gồm các thiết lập về hình thức trình bày, kiểu chữ, vị trí, màu sắc, căn lề, v.v.). Việc sử dụng tập tin mẫu sẽ giúp quá trình chuẩn hóa hình thức trở nên nhanh hơn, dễ dàng hơn và hạn chế sai sót. Đường dẫn sau cung cấp hướng dẫn tạo tập tin mẫu bằng MS Word: Hướng dẫn cách tạo tập tin biểu mẫu bằng MS Word.

Đối với mẫu xuất bản trực tuyến, có thể tham khảo hình thức Mẫu của Paideusis.

Đối với việc sử dụng tập tin mẫu, nguyên tắc là thiết lập các định dạng chung, thay vì chỉnh sửa trực tiếp từng nội dung. Điều này nhằm đảm bảo hình thức trình bày được thống nhất xuyên suốt tài liệu và hạn chế lỗi phát sinh khi chuyển đổi giữa các định dạng khác nhau. Đường dẫn sau đây sẽ giúp phân biệt giữa việc sử dụng các định dạng dùng chung và việc điều chỉnh trực tiếp.

Tập tin Định dạng PDF #

Tập tin PDF có thể được tạo dễ dàng bằng cách sử dụng phần mềm MS Word. Sau khi biên soạn tài liệu, người dùng chỉ cần chọn chức năng "Lưu dưới dạng" hoặc "Xuất dưới dạng", sau đó chọn định dạng PDF. Phần lớn các tạp chí khoa học và y khoa đều cung cấp tập tin PDF cho các ấn phẩm của mình.

Định dạng này thường được sử dụng vì nó duy trì bố cục trang in cố định và không cho phép chỉnh sửa trực tiếp. Tuy nhiên, PDF không tối ưu cho việc hiển thị trên các thiết bị có màn hình nhỏ (ví dụ: điện thoại di động) và không hỗ trợ tích hợp dễ dàng các nội dung đa phương tiện (hình ảnh, âm thanh, video) như các định dạng khác. Những ưu và nhược điểm này cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Tập tin Định dạng HTML #

Tập tin định dạng HTML có tính linh hoạt cao hơn. Nó cho phép tích hợp các nội dung đa phương tiện (hình ảnh, âm thanh, video, hoạt ảnh, v.v.). Đồng thời, nội dung có thể tự động điều chỉnh kích thước để phù hợp với màn hình hiển thị. Tuy nhiên, chính tính linh hoạt này khiến cho bố cục trình bày của nó khác biệt đáng kể so với định dạng trang in truyền thống. Do đó, sự kết hợp giữa định dạng PDF (để duy trì bố cục trang in) và HTML (để tối ưu tính linh hoạt theo nhu cầu người dùng) là cần thiết.

Để xuất bản tập tin HTML, các bước thực hiện phức tạp hơn một chút so với định dạng PDF. Người dùng cũng có thể sử dụng chương trình MS Word để lưu hoặc xuất tài liệu dưới dạng HTML.