Một bài nộp đi qua sáu bước. Mỗi bước có người phụ trách và thời hạn cụ thể, để tác giả biết bài của mình đang ở đâu. Thời hạn tính theo ngày làm việc.
Bước 1. Tiếp nhận
Ai làm: Hệ thống, sau đó là thư ký tòa soạn.
Thời hạn: 1–2 ngày.
Việc diễn ra: Bài được cấp mã hồ sơ, kiểm tra đã đủ tệp và đủ thông tin tác giả chưa.
Tác giả cần: Nộp đúng tệp theo hướng dẫn, ghi rõ tác giả liên hệ và đơn vị công tác.
Bước 2. Kiểm tra kỹ thuật và hồ sơ đạo đức
Ai làm: Thư ký tòa soạn.
Thời hạn: 3–5 ngày.
Việc diễn ra: Rà định dạng, số bảng biểu, tài liệu tham khảo, văn bản phê duyệt đạo đức,
văn bản đồng thuận, mã đăng ký thử nghiệm (nếu có), mức trùng lặp văn bản.
Kết quả: Hồ sơ đạt thì chuyển sang bước 3; thiếu thì trả lại để bổ sung.
Bước 3. Sơ duyệt của biên tập
Ai làm: Tổng biên tập hoặc Phó Tổng biên tập phụ trách chuyên môn.
Thời hạn: 5–7 ngày.
Việc diễn ra: Xem bài có phù hợp phạm vi tạp chí và có đủ chất lượng tối thiểu để mời phản biện không.
Kết quả: Chuyển phản biện, hoặc từ chối sớm kèm lý do. Từ chối ở bước này không phản ánh chất lượng
toàn bộ công trình, chỉ là bài chưa phù hợp để đi tiếp.
Bước 4. Phản biện
Ai làm: Phó Tổng biên tập mời 2 người phản biện độc lập.
Thời hạn: 4–6 tuần cho vòng đầu, gồm cả thời gian chờ người phản biện.
Việc diễn ra: Người phản biện đọc bài và nộp báo cáo; tác giả không biết ai phản biện và người
phản biện không biết tác giả.
Kết quả: Hai báo cáo phản biện được chuyển cho biên tập phụ trách.
Bước 5. Quyết định biên tập
Ai làm: Tổng biên tập, dựa trên báo cáo phản biện và đề xuất của Phó Tổng biên tập.
Thời hạn: 3–5 ngày sau khi có đủ báo cáo.
Kết quả: Một trong năm quyết định dưới đây.
| Quyết định | Nghĩa là | Tác giả làm gì tiếp |
|---|---|---|
| Chấp nhận | Bài đạt, không cần sửa nội dung | Chờ bước chế bản, xác nhận bản in thử |
| Sửa chữa nhỏ | Cần chỉnh câu chữ, trích dẫn, trình bày | Nộp bản sửa trong 10 ngày, kèm bảng trả lời từng ý |
| Sửa chữa lớn | Cần bổ sung dữ liệu, phân tích lại hoặc viết lại phần bàn luận | Nộp bản sửa trong 21 ngày; quá hạn thì hồ sơ tạm đóng |
| Nộp lại để đánh giá mới | Bài chưa đạt nhưng hướng nghiên cứu còn giá trị | Làm lại và nộp như một hồ sơ mới, có ghi mã hồ sơ cũ |
| Từ chối | Bài không đáp ứng yêu cầu khoa học hoặc đạo đức | Không nộp lại bản sửa của cùng bài |
Bước 6. Chế bản và xuất bản
Ai làm: Biên tập viên kỹ thuật cùng tác giả.
Thời hạn: 7–10 ngày, tuỳ số lần sửa bản in thử.
Việc diễn ra: Hiệu đính ngôn ngữ, chuẩn hóa tài liệu tham khảo theo NLM/Vancouver, dàn trang PDF,
gửi bản in thử để tác giả xác nhận, cấp DOI, đưa bài lên mục lục số hiện hành.
Tác giả cần: Trả lời bản in thử trong 3 ngày. Sau khi bài đã lên mục lục, mọi thay đổi nội dung
phải làm theo quy định đính chính ở trang Liêm chính học thuật.
Tổng thời gian dự kiến
Từ lúc nộp đến khi có quyết định cuối: 8–12 tuần nếu bài đi đúng các bước và tác giả trả lời đúng hạn. Từ lúc được chấp nhận đến khi lên mục lục: 3–4 tuần.
Bài chậm thường do hai lý do: người phản biện chậm nộp báo cáo, hoặc tác giả chậm bổ sung. Tòa soạn nhắc người phản biện trước hạn 48 giờ và báo tác giả khi hồ sơ bị giữ quá 2 tuần mà không có tiến triển.
Yêu cầu đối với bài nộp
- Một tệp bản thảo chính, không ghi tên tác giả trong nội dung tệp; thông tin tác giả khai trong biểu mẫu nộp bài.
- Một tệp bản thảo có tên tác giả, dùng riêng cho bước chế bản sau khi bài được chấp nhận.
- Các tệp bổ sung: bảng biểu, hình ảnh gốc, văn bản phê duyệt đạo đức, văn bản đồng thuận, biểu mẫu khai báo xung đột lợi ích.
- Bài tiếng Việt có tóm tắt tiếng Việt và tiếng Anh, mỗi bản 200–250 từ, kèm 3–5 từ khóa.
Chính sách khác: Toàn bộ chính sách · Chính sách phản biện · Đạo đức nghiên cứu · Quyền tác giả và xung đột lợi ích · Dữ liệu nghiên cứu và thống kê · Bảo mật dữ liệu người bệnh · Liêm chính học thuật và xử lý sau xuất bản · Định danh, lưu trữ và chỉ mục