Mã định danh của bài báo
Mỗi bài được cấp một mã định danh số (DOI) qua Crossref ngay khi xuất bản. DOI giúp bài báo được trích dẫn ổn định, kể cả khi địa chỉ trang web thay đổi. Bài đính chính, thông báo quan ngại và thông báo thu hồi đều có DOI riêng và liên kết hai chiều với bài gốc.
Tác giả không phải tự đăng ký DOI. Tòa soạn thực hiện bước này ở khâu chế bản, sau khi tác giả xác nhận bản in thử.
Định danh tác giả và đơn vị
| Loại mã | Dùng để | Yêu cầu với tác giả |
|---|---|---|
| ORCID | Phân biệt hai người cùng tên, gắn bài báo với hồ sơ khoa học của một người | Tác giả liên hệ phải có ORCID. Các đồng tác giả nên có. |
| ROR | Mã định danh của đơn vị công tác, dùng để thống kê năng lực nghiên cứu của cơ sở | Ghi đúng tên đơn vị bằng tiếng Việt và tiếng Anh; tòa soạn gắn mã. |
| MeSH | Bộ từ khóa y học chuẩn của Thư viện Y khoa Quốc gia Hoa Kỳ | Chọn 3–5 từ khóa theo MeSH khi nộp bài. |
Định dạng dữ liệu của bài báo
Tệp PDF để người đọc xem. Bên cạnh PDF, tòa soạn chuẩn bị tệp XML theo chuẩn JATS (NISO Z39.96) để các cơ sở dữ liệu đọc được nội dung mà không cần bóc tách lại từ PDF. Tệp XML chia làm ba phần: phần đầu chứa thông tin bài báo và tác giả, phần thân chứa toàn văn đã gắn thẻ theo cấu trúc bài báo, phần cuối chứa danh mục tài liệu tham khảo đã tách từng trường.
Tác giả không phải tạo tệp này; việc chuyển đổi do tòa soạn thực hiện sau khi bài được chấp nhận. Tác giả chỉ cần bảo đảm tài liệu tham khảo ghi đủ: tên tác giả, năm, tên bài, tên tạp chí, tập, số, trang và DOI nếu có.
Lưu trữ lâu dài
Để bài báo không mất khi máy chủ gặp sự cố, nội dung được gửi tới các kho lưu trữ phân tán: Mạng lưu trữ của Public Knowledge Project (PKP PN) dành cho các tạp chí dùng hệ thống này, LOCKSS/CLOCKSS là mạng lưu trữ giữa nhiều thư viện, và Portico là kho lưu trữ học thuật độc lập. Bài vẫn đọc được tại kho lưu trữ ngay cả khi trang của tạp chí tạm ngừng hoạt động.
Lộ trình vào các cơ sở dữ liệu quốc tế
Việc vào được các cơ sở dữ liệu chỉ mục phụ thuộc vào chất lượng và tính ổn định của tạp chí trong nhiều năm. Tạp chí đặt lộ trình theo từng giai đoạn như sau:
| Giai đoạn | Cơ sở dữ liệu | Điều kiện chính |
|---|---|---|
| Đang thực hiện | VJOL, Google Scholar | Xuất bản đều đặn, có mục lục đầy đủ, tệp PDF đủ từng bài |
| 1–2 năm tới | DOAJ | Chính sách truy cập mở rõ ràng, giấy phép công khai, mỗi kỳ ít nhất 5 bài, nộp siêu dữ liệu định kỳ |
| 2–4 năm | Scopus, Embase | Ban biên tập có thành viên ngoài trường, bài có tóm tắt và tài liệu tham khảo tiếng Anh, tỷ lệ từ chối hợp lý |
| Sau đó | PubMed Central, MEDLINE | Tệp JATS XML đạt kiểm tra kỹ thuật của Thư viện Y khoa Quốc gia Hoa Kỳ, tuân thủ đầy đủ ICMJE |
Thứ tự này có thể thay đổi tùy kết quả đánh giá thực tế của từng cơ sở dữ liệu. Tạp chí công bố tình trạng chỉ mục trên trang chủ mỗi khi có thay đổi.
Chính sách khác: Toàn bộ chính sách · Quy trình xử lý bản thảo · Chính sách phản biện · Đạo đức nghiên cứu · Quyền tác giả và xung đột lợi ích · Dữ liệu nghiên cứu và thống kê · Bảo mật dữ liệu người bệnh · Liêm chính học thuật và xử lý sau xuất bản