Ngoài việc quản lý các bài báo theo quy trình biên tập phản biện, hệ thống còn cung cấp tính năng quản lý các tài khoản người dùng. Để truy cập tính năng này, người dùng chọn mục "Cài đặt/Người dùng và Vai trò" trong trình đơn bên trái.

Để tải xuống danh sách tất cả các tài khoản hiện có trong hệ thống, người dùng sử dụng chức năng riêng tại mục "Công cụ" ở cuối trình đơn bên trái. Trong phần "Công cụ" này, có tính năng cho phép xuất toàn bộ danh sách người dùng dưới dạng tệp tin XML.

Tài khoản #

Các tài khoản được hiển thị theo thứ tự họ. Để tìm kiếm, người dùng sử dụng chức năng tìm kiếm nằm ở góc trên bên phải. Hệ thống sẽ tìm kiếm theo họ tên, địa chỉ email và có thể lọc theo từng nhóm đối tượng.

Để tùy chỉnh thông tin của từng tài khoản, người dùng nhấp vào biểu tượng hình tam giác ở bên trái để hiển thị các tùy chọn chức năng như minh họa dưới đây.

Các tính năng bao gồm: Gửi email nhanh, Chỉnh sửa thông tin người dùng, Vô hiệu hóa tài khoản, Loại bỏ tài khoản, Đăng nhập với vai trò tài khoản này và Hợp nhất các tài khoản trùng lặp.

Gửi email #

Đây là chức năng cho phép gửi email trao đổi nhanh trực tiếp với người dùng. Để gửi email liên quan đến quy trình biên tập hoặc phản biện bài báo, người dùng cần sử dụng các chức năng gửi email tại các mục quy trình tương ứng. Mục đích là để đảm bảo nội dung email mang tính bối cảnh và được tập hợp tại mục phù hợp.

Chức năng này chỉ hỗ trợ gửi nhanh các thông tin trao đổi không mang tính bối cảnh và không liên quan đến các quy trình biên tập hoặc phản biện.

Sau khi nhấp vào nút "Gửi email", hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ giao diện như minh họa dưới đây.

• Chủ đề: Tiêu đề của email.
• Đến: Địa chỉ người nhận. Hệ thống đã điền sẵn thông tin này.
• Nội dung email: Phần chứa nội dung chính của email.
• Sau khi điền đầy đủ nội dung, nhấp vào nút "Gửi email" để hoàn tất.

Để gửi email cùng lúc cho nhiều người với cùng nội dung, người dùng có thể sử dụng tính năng gửi email hàng loạt (tùy thuộc vào thiết lập ban đầu của tạp chí về việc cho phép tính năng này hay không). Để thay đổi thiết lập này, thực hiện các bước sau:

• Từ trang quản lý tổng quan, chọn mục "Quản trị" ở cuối trình đơn bên trái.
• Chọn mục "Quản lý trang web/Cài đặt trang web". Một cửa sổ cấu hình sẽ hiển thị.
• Tại thẻ "Thiết lập trang web", chọn mục "Gửi email" để hiển thị các tùy chọn cấu hình.

Sau khi bật tính năng gửi email hàng loạt, trên trang "Người dùng và Vai trò" sẽ xuất hiện thêm thẻ "Email theo vai trò".

Tương tự, để gửi email cho tất cả các tài khoản có vai trò cụ thể trong hệ thống, người dùng lựa chọn các vai trò mong muốn bằng cách nhấp vào ô vuông tương ứng ở bên trái. Sau đó, điền tiêu đề và nội dung email, rồi tiến hành gửi. Quá trình này có thể mất một khoảng thời gian nhất định vì hệ thống sẽ thực hiện gửi email lần lượt cho từng người nhận. Do đó, người dùng cần lưu ý không đóng trang web quá sớm để tránh ảnh hưởng đến quá trình gửi email.

Người dùng có thêm tùy chọn để gửi một bản sao của email này cho chính mình nhằm mục đích theo dõi.

Khi gửi thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận. Vì hệ thống sẽ gửi một số lượng lớn email, người dùng cần lưu ý các điểm sau:

• Thời gian xử lý sẽ thay đổi và thường kéo dài tùy thuộc vào số lượng người nhận (số lượng email gửi). Do đó, không nên tắt trang web trong quá trình gửi.
• Giới hạn số lượng email có thể gửi mỗi ngày sẽ thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email. Ví dụ, đối với Google là 2000 email mỗi ngày.
• Đối với các thông tin cần gửi đến nhiều người hoặc các thông báo có giá trị lâu dài, nên ưu tiên xuất bản dưới dạng ghi chú hoặc thông báo trên trang web, hạn chế việc gửi email trực tiếp.
• Công cụ gửi email được sử dụng trong nhiều giai đoạn khác nhau của quy trình biên tập. Do đó, hệ thống gửi rất nhiều email tự động hàng ngày.
• Việc gửi quá nhiều email có thể khiến thư bị đánh dấu là thư rác, bị ẩn hoặc không hiển thị, hoặc bị người dùng từ chối nhận. Do đó, việc lạm dụng tính năng này một cách không cần thiết sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của tạp chí.

Chỉnh sửa thông tin người dùng

Cho phép tùy chỉnh các thông tin của tài khoản người dùng, bao gồm họ tên, mật khẩu, địa chỉ email, v.v.

Vô hiệu hóa

Tính năng này vô hiệu hóa tài khoản, ngăn không cho người dùng truy cập. Tuy nhiên, thông tin tài khoản vẫn được lưu giữ trên hệ thống và có thể được khôi phục. Các vai trò và chức năng của tài khoản đều được giữ nguyên.

Loại bỏ

Tính năng này xóa bỏ các chức năng và vai trò của tài khoản trong tạp chí này. Thông tin cơ bản về tài khoản vẫn được lưu giữ trong hệ thống. Tuy nhiên, việc loại bỏ các vai trò và chức năng này không thể hoàn tác. Do đó, tính năng "Loại bỏ" nên được sử dụng hạn chế. Trường hợp duy nhất nên áp dụng tính năng này là khi cần hợp nhất các tài khoản trùng lặp.

Đăng nhập với vai trò tài khoản này

Tính năng này cho phép quản trị viên của tạp chí đăng nhập vào hệ thống với vai trò của người dùng được chọn, nhằm mục đích xem, thao tác hoặc hiệu chỉnh các nhiệm vụ và công việc cụ thể. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp hỗ trợ kỹ thuật.

Hợp nhất người dùng#

Tính năng này cho phép hợp nhất các tài khoản trùng lặp. Quá trình hợp nhất sẽ liên kết và gộp tất cả các nội dung, bài báo, công việc và thư từ trao đổi của các tài khoản này vào một tài khoản duy nhất. Lưu ý, hệ thống không cho phép xóa tài khoản trực tiếp vì điều này sẽ ảnh hưởng đến các công việc và bài báo liên quan. Cách duy nhất để xóa một tài khoản là hợp nhất thông tin của tài khoản đó vào một tài khoản khác.