
	Xem trang đào tạo trực tuyến

Quản lý tài khoản (Tham khảo chính: OJS )
Bên cạnh việc quản lý các bài báo - bài viết theo quy trình biên tập phản biện, chương trình còn cung cấp tính năng quản lý các tài khoản khác nhau. Để sử dụng, truy cập vào menu bên trái ở mục Cài đặt/người dùng và vai trò Để tải xuống danh sách tất cả các tài khoản đang có trong hệ thống, chúng ta sử dụng chức năng riêng tại mục "Công cụ" ở cuối danh sách của menu bên trái. Trong phần công cụ sẽ có tính năng cho phép lấy toàn bộ danh sách người dùng ở dạng tập tin XML Tài khoản # Các tài khoản được hiển thị theo thứ tự họ. Để tìm kiếm, sử dụng chức năng tìm kiếm ở cạnh trên bên phải. Chương trình sẽ tìm kiếm theo họ tên, email và giới hạn theo từng nhóm đối tượng. Để tùy chỉnh thông tin của từng tài khoản, nhấn vào nút hình tam giác ở cạnh bên trái để hiện thị các nút chức năng như hình bên dưới. Các tính năng bao gồm: email nhanh, chỉnh sửa thông tin người dùng, vô hiệu hóa tài khoản, loại bỏ hoàn toàn tài khoản, đăng nhập trực tiếp vào tài khoản và hợp nhất tài khoản trùng. Gửi email # Đây là chức năng gửi email trao đổi nhanh trực tiếp với người dùng. Để gửi email liên quan đến qui trình biên tập, phản biện bài báo, cần sử dụng các chức năng gửi email ở các mục qui trình khác. Mục đích là giúp cho nội dung email trao đổi sẽ mang tính bối cảnh và được tập hợp ở mục phù hợp. Ở đây chỉ giúp gửi nhanh thông tin trao đổi nhanh không có bối cảnh, không liên quan đến các quy trình biên tập và phản biện. Sau khi nhấn nút email, chương trình sẽ hiển thị cửa sổ thông tin như hình sau. Chủ đề: tiêu đề của email Đến: nơi nhận email, chương trình đã điền sẵn thông tin Nội dung email: là phần chứa nội dung chính của email Sau khi điền đầy đủ nội dung, nhấn nút "Gửi email" để gửi Để gửi cùng lúc cho nhiều người với cùng nội dung, chúng ta có thể sử dụng tính năng thông báo (tùy theo thiết lập ban đầu của tạp chí có cho phép gửi email hàng loạt hay không. Để thay đổi tùy biến này thực hiện như sau. Từ trang quản lý chung, chọn mục Quản trị ở cuối danh sách menu bên trái Vào mục Quản lý trang web/cài đặt trang web, một cửa sổ sẽ hiện ra Tại thẻ Thiết lập trang web, chọn mục Gửi email để hiện các tùy chọn Sau khi bật tính năng gửi email hàng loạt, ở trang Người dùng và vai trò sẽ có thêm thẻ "Email theo vai trò" Một cách tương tự, để gửi email cho tất cả các tài khoản có vai trò cụ thể trong hệ thống, lựa chọn các vai trò liên quan bằng cách nhấn chọn ở ô vuông cạnh trái. Sau đó điền tiêu đề email và nội dung cần chuyển và có thể gửi email. Quá trình này sẽ mất thời gian vì chương trình sẽ thực hiện gửi mail lần lượt cho từng người (do vậy chúng ta lưu ý đừng đóng trang web sớm sẽ ảnh hưởng đến quá trình gửi email). Chúng ta có thêm tùy chọn là gửi bản sao của email cho bản thân để phục vụ việc theo dõi Một khi gửi thành công, chương trình sẽ hiện thông báo gửi thành công. Do chương trình sẽ gửi số lượng email lớn nên việc sử dụng lưu ý như sau Tùy theo số lượng người nhận (số email gửi) mà thời gian chương trình chạy sẽ thay đổi và thường kéo dài. Do vậy không tắt trang web trong quá trình gửi Giới hạn email mỗi ngày thay đổi tùy theo máy chủ dịch vụ email. Đối với Google là 2000 email mỗi ngày Đối với thông tin cần gửi đến nhiều người, hoặc có thời gian sử dụng lâu, chúng ta nên ưu tiên xuất bản thông tin dạng ghi chú - thông báo trên trang web, hạn chế gửi email. Công cụ gửi email được sử dụng trong nhiều giai đoạn khác nhau của quá trình biên tập. Do vậy chương trình sử dụng email tự động rất nhiều hằng ngày Việc gửi nhiều email sẽ dẫn đến email bị ghi nhận như là thư rác, bị ẩn không cho hiển thị hoặc bị người dùng từ chối nhận. Do vậy việc lạm dụng không cần thiết sẽ có hiệu ứng không tốt cho tạp chí chỉnh sửa thông tin người dùng Cho phép tùy chỉnh lại các thông tin của tài khoản người dùng, thay đổi họ tên, mật khẩu, email... Vô hiệu hóa Bất hoạt tài khoản không cho sử dụng. Tuy nhiên thông tin về tài khoản vẫn còn trên hệ thống và có thể khôi phục. Các vai trò và chức năng của tài khoản đều được bảo tồn. Loại bỏ Xóa bỏ các chức năng và vai trò có liên quan đến tài khoản trong tạp chí này. Tuy nhiên thông tin tài khoản vẫn còn được lưu giữ để sử dụng. Tính năng loại bỏ nên sử dụng hạn chế vì không thể khôi phục thông tin. Tình huống duy nhất nên dùng tính năng này là khi cần hợp nhất các tài khoản trùng Đăng nhập với Cho phép quản trị viên của tạp chí có thể đăng nhập vào chương trình với vai trò của người này để có thể xem, thao tác, hiệu chỉnh các nhiệm vụ - công việc riêng. Tính năng này rất hữu dụng trong trường hợp hỗ trợ kỹ thuật. Hợp nhất người dùng# Tính năng này cho phép hợp nhất các tài khoản trùng nhau. Việc hợp nhất này cũng liên kết các nội dung - bài báo - công việc - thư từ trao đổi của các tài khoản này gom lại với nhau. Lưu ý, chương trình không cho phép xóa tài khoản trực tiếp vì sẽ ảnh hưởng đến các công việc và bài báo liên quan. Cách duy nhất có thể xóa là hợp nhất thông tin giữa các tài khoản. Tài khoản nhận sẽ tiếp nhận tất cả nội dung của tài khoản cho. Để hợp nhất tài khoản, thực hiện theo các bước sau Từ danh sách tài khoản, lưụ chọn tài khoản cần xóa (tài khoản cho) Nhấn nút tam giác màu xanh ở cạnh trái Nhấn chọn chức năng "hợp nhất người dùng" , một cửa sổ sẽ hiện ra Chọn từ danh sách lấy tài khoản sẽ nhận thông tin Nhấn nút tam giác màu xanh ở cạnh trái Nhấn chọn "hợp nhất vào người dùng này" Nhấn nút Tiếp tục để thực hiện và hoàn tất Tìm kiếm # Chương trình cho phép tìm kiếm theo các thông họ tên, email và vai trò. Để tìm kiếm, nhấn vào nút "tìm kiếm" ở cạnh trên bên trái để hiện các mục nội dung cho tìm kiếm. Thêm tài khoản # Để bổ sung thêm tài khoản, nhấn nút "thêm người dùng" ở cạnh trên bên phải. Một cửa sổ sẽ hiện ra như hình Điền các thông tin vào các cửa sổ, sau đó nhấn nút lưu. Chương trình sẽ hiển thị trang mới yêu cầu phân vai trò giống như hình sau. Sau khi chọn xong vai trò, nhấn nút lưu để kết thúc. Đăng ký các tài khoản từ tạp chí khác # Do chương trình cho phép cùng lúc quản lý nhiều tạp chí, do vậy với vai trò quản trị viên, anh chị có thể đăng ký các tài khoản đang có của tạp chí A cho tạp chí B. Để đăng ký thực hiện theo các bước sau. Đăng nhập vào tạp chí B với vai trò quản trị viên Vào mục Người dùng và vai trò/Những tài khoản Mở mục tìm kiếm, tại mục tìm kiếm nhấn chọn "bao gồm tài khoản không có vai trò trong tạp chí này" , khi này chương trình sẽ hiển thị cả những tài khoản không có đăng ký trong tạp chí Khi danh sách tài khoản đã hiển thị, nhấn chọn nút màu xanh ở cạnh trái Nhấn dòng "chỉnh sửa người dùng", sẽ hiện cửa sổ thông tin tài khoản Kéo xuống cuối trang đến mục Vai trò . Nhấn chọn tạp chí B với vai trò cụ thể Nhấn nút lưu để kết thúc Tài khoản không thể đăng nhập # Nếu tài khoản không thể đăng nhập vào trang tạp chí, có thể khuyên người dùng sử dụng chức năng quên mật khẩu để kích hoạt lại mật khẩu mới bằng cách gửi qua email (tính năng này có ở trang đăng nhập). Nếu tài khoản vẫn không thể đăng nhập, quản trị viên có thể hỗ trợ như sau Đăng nhập vào tạp chí B với vai trò quản trị viên Vào mục Người dùng và vai trò/Những tài khoản Mở mục tìm kiếm, tại mục tìm kiếm nhấn chọn "bao gồm tài khoản không có vai trò trong tạp chí này" , khi này chương trình sẽ hiển thị cả những tài khoản không có đăng ký trong tạp chí Khi danh sách tài khoản đã hiển thị, nhấn chọn nút màu xanh ở cạnh trái Nhấn dòng "chỉnh sửa người dùng", sẽ hiện cửa sổ thông tin tài khoản Cập nhật thông tin mật khẩu mới Nhấn nút lưu Gửi email hướng dẫn cách đăng nhập Nếu tài khoản vẫn không thể đăng nhập, tài khoản này có thể đã bị bất hoạt và cần kích hoạt lại Đăng nhập vào tạp chí B với vai trò quản trị viên Vào mục Người dùng và vai trò/Những tài khoản Tìm đến tên tài khoản bị lỗi, nhấn vào nút tam giác màu xanh ở cạnh trái Nhấn nút kích hoạt tài khoản để kích hoạt lại tài khoản
Các bài viết liên quan Quản lý tài khoản Quyền và vai trò Cách thức truy cập