Công cụ xuất nhập cho phép chúng ta có thể lấy thông tin từ chương trình và nhập ngược trở lại chương trình
Một số công cụ đến từ đơn vị đối tác ví dụ như PubMed hoặc DOAJ. Do vậy hướng dẫn có thể khác nhau tùy theo từng công cụ. Phổ biến thì có thể xuất dữ liệu ở dạng tập tin CSV và có thể xem bởi chương trình Excel hoặc các chương trình soạn thảo văn bản khác (mục này có thể sử dụng trong phần thống kê, mục báo cáo). Một số công cụ sẽ xuất ở dạng XML,
Để xem thông tin chi tiết về cách xuất và nhập thông tin, xem hướng dẫn dành cho quản trị Administrator’s Guide.
Để có thông tin thêm về chức năng xuất XME Crossref, xem thêm tại PKP Crossref Guide.
Video trên giới thiệu cách thức để có thể sử dụng chức năng gửi đăng bài nhanh và thêm bài báo vào trong kỳ báo chuẩn bị cho xuất bản. Các video khác có thể tham khảo tại PKP’s YouTube channel.
Tính năng gửi bài nhanh cho phép chúng ta thực hiện gửi nhanh bài viết đã có nội dung và hình thức tốt, hoàn chỉnh và có thể cho xuất bản liền. Công cụ cho phép bỏ qua các bước khác nhau của quy trình phản biện, đánh giá, biên tập và trình bày. Tính năng này hữu dụng đối với các tình huống sau:
Tạp chí sử dụng chương trình này chỉ để xuất bản mà không cần sử dụng quy trình biên tập- phản biện
Trong quá trình chuyển đổi từ phần mềm khác qua chương trình này, do vậy đã có sẵn các bài báo đã xuất bản
Chuyển đổi tạp chí in truyền thống thành tạp chí điện tử
Để kích hoạt tính năng này, người thực hiện cần có:
Có quyền quản trị tạp chí hoặc tổng biên tập
Có sẵn nội dung để xuất bản (tập tin PDF và các nội dung liên quan)
Chuẩn bị các thông tin mô tả cho tạp chí và bài viết (ví dụ như tên kỳ báo, tên bài báo, tên tác giả, hình ảnh minh họa tờ bìa)
Cần kích hoạt tính năng này từ trang cấu hình trang web Cài đặt/trang web/các trình cắm , chọn chức năng xuất bản nhanh giống như hình bên dưới
Bước kế tiếp là tạo kỳ báo mới để chứa các bài báo cần xuất bản mà chúng ta sẽ đưa vào. Các bước thực hiện như sau
từ trang quản lý của tạp chí, nhấn mục "các kỳ báo" góc trên bên trái
nhấn nút "tạo số mới" tại mục phía trên bên phải
Điền các thông tin cần thiết của kỳ báo, sau đó nhấn nút lưu
Đối với kỳ báo đã xuất bản, nhấn bỏ chọn tình trạng đã xuất bản để có thể bổ sung bài viết
Bước kế tiếp là chúng ta nhập từng tạp chí - bài báo sử dụng tính năng nhập đã kích hoạt
Vào mục Công cụ/ thẻ xuất - nhập, chọn dòng Quick Submit Plugin.
Tải lên hình bìa của bài báo - bài viết. Mục này là tùy chọn
Chọn mục chuyên đề phù hợp cho bài báo, lấy từ danh sách các chuyên đề đang có của tạp chí
Nhập vào các thông tin mô tả cho bài báo. Trong trường hợp không đủ thông tin mô tả, muốn bổ sung thêm trường thông tin mô tả, vào mục Cài đặt/Quy trình làm việc/Bài gửi/Siêu dữ liệu để bổ sung thêm trường thông tin
Ở mục người tham gia, nhập thông tin của tác giả và các thành viên có tham gia đóng góp cho bài báo
Ở mục bản xuất bản, nhấn tải lên tập tin PDF của bài báo. Sẽ có các cửa sổ hiện ra để yêu cầu thêm thông tin về tên, ngôn ngữ của bài báo, các tài liệu đính kèm
Bước kết tiếp, chương trình sẽ hỏi xem ngày xuất bản, đồng ý xuất bản liền hay đợi lại, các thông tin bổ sung
