Mục này trình bày các thiết lập liên quan đến chức năng gửi thư điện tử của tạp chí.

Trường nội dung đầu tiên cho phép thiết lập thông tin sẽ hiển thị ở cuối mỗi thư điện tử phản hồi. Thông tin này thường bao gồm tên Tổng Biên tập, chữ ký dạng hình ảnh (nếu có) và các thông tin liên hệ khác của tạp chí. Trường nội dung thứ hai cho phép nhập địa chỉ thư điện tử sẽ nhận thông báo lỗi trong trường hợp không gửi được thư (ví dụ: lỗi hệ thống hoặc địa chỉ thư điện tử của người nhận không tồn tại).

Mục thứ hai chứa nội dung của các biểu mẫu thư điện tử.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữa tác giả, Ban Biên tập và các phản biện viên, hệ thống hỗ trợ gửi thư điện tử tự động trong suốt quá trình biên tập bài viết. Tại mỗi giai đoạn, các thư điện tử sẽ có nội dung khác nhau. Hệ thống đã thiết kế sẵn các mẫu nội dung và định dạng cho các giai đoạn này, và chúng được thiết lập mặc định. Người dùng chỉ có thể thay đổi nội dung của các biểu mẫu thư điện tử hiện có, không thể bổ sung thêm biểu mẫu thư điện tử mới.

Chỉnh sửa biểu mẫu thư điện tử

Để chỉnh sửa nội dung biểu mẫu thư điện tử, thực hiện theo các bước sau:

1. Sử dụng tài khoản có quyền quản trị hệ thống hoặc tài khoản Tổng Biên tập của tạp chí, đăng nhập và truy cập mục "Cài đặt/Quy trình làm việc/Email/Mẫu email".
2. Sử dụng nút tìm kiếm để lọc danh sách các biểu mẫu thư điện tử hiển thị.
3. Nhấn vào biểu tượng mũi tên ở cạnh phải của biểu mẫu thư điện tử để xem trước nội dung biểu mẫu.
4. Nhấn nút "Chỉnh sửa" (hoặc "Hiệu chỉnh") bên dưới phần xem trước biểu mẫu để mở cửa sổ chỉnh sửa (giao diện sẽ tương tự như hình minh họa sau).
5. Chỉnh sửa nội dung các trường thuộc tính của biểu mẫu thư điện tử.

Các ký hiệu {$} được sử dụng để định nghĩa các nội dung sẽ được hệ thống tự động chèn thông tin tùy theo ngữ cảnh (ví dụ: tên bài báo, tác giả, tạp chí...). Người dùng cần hạn chế thay đổi các ký hiệu này.

Người dùng có thể chỉnh sửa các thông tin khác trong biểu mẫu. Do giao diện cửa sổ chỉnh sửa không hỗ trợ nhiều tùy biến, chúng tôi khuyến nghị người dùng nên soạn thảo nội dung trước bằng các phần mềm biên tập HTML, sau đó sao chép nội dung vào mục này.

Để tạo các biểu mẫu thư điện tử chuyên nghiệp, chúng tôi khuyến nghị tham khảo ý kiến của các lập trình viên và chuyên gia có kinh nghiệm can thiệp vào cấu trúc dữ liệu chung để cấu hình thông tin thư điện tử.

Vô hiệu hóa biểu mẫu #

Tất cả các biểu mẫu đều được kích hoạt mặc định. Các biểu mẫu này liên quan đến các tính năng tự động của hệ thống và đã được thiết kế tối ưu. Tùy theo nhu cầu cụ thể, người dùng vẫn có thể vô hiệu hóa biểu mẫu thư điện tử bằng cách nhấn vào nút "Vô hiệu hóa". Việc vô hiệu hóa này sẽ ngăn hệ thống tự động gửi các thư điện tử liên quan.

Để vô hiệu hóa biểu mẫu thư điện tử:

1. Sử dụng tài khoản có quyền quản trị hệ thống hoặc tài khoản Tổng Biên tập của tạp chí, đăng nhập và truy cập mục "Cài đặt/Quy trình làm việc/Email/Mẫu email".
2. Nhấn vào biểu tượng mũi tên (hình tam giác) ở cạnh trái của dòng biểu mẫu thư điện tử để hiển thị các tùy chọn lệnh.
3. Nhấn nút "Vô hiệu hóa" (Lưu ý: Nếu biểu mẫu thư điện tử không có nút "Vô hiệu hóa", điều này có nghĩa đây là một thư điện tử quan trọng và không thể vô hiệu hóa).

Khôi phục nội dung mặc định

Trong quá trình chỉnh sửa nội dung biểu mẫu, nếu vì lý do nào đó người dùng muốn khôi phục nội dung mặc định của biểu mẫu thư điện tử, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Sử dụng tài khoản có quyền quản trị hệ thống hoặc tài khoản Tổng Biên tập của tạp chí, đăng nhập và truy cập mục "Cài đặt/Quy trình làm việc/Email/Mẫu email".
2. Tại góc trên bên phải, nhấn nút "Đặt lại tất cả".
3. Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ xác nhận. Nếu đồng ý, nhấn nút "Đồng ý" để thực hiện.

Thêm biểu mẫu mới

Mỗi biểu mẫu thư điện tử được thiết kế dành cho một sự kiện hoặc hành động cụ thể của hệ thống. Hiện tại, tất cả các hoạt động đều đã được định nghĩa trước. Do đó, trên thực tế, người dùng không cần tạo thêm biểu mẫu thư điện tử mới vì nếu có tạo ra cũng không thể sử dụng được. Tuy nhiên, nếu người dùng vẫn muốn tạo mới, hãy sử dụng nút "Thêm mẫu" ở góc trên bên phải để tạo biểu mẫu thư điện tử.

Lọc biểu mẫu

Bộ lọc giúp giới hạn số lượng biểu mẫu thư điện tử hiển thị theo các tiêu chí, nhằm dễ dàng theo dõi và cập nhật. Hệ thống cung cấp nhiều tùy chọn để hỗ trợ người dùng.

Thêm tệp đính kèm vào thư điện tử

Hệ thống không hỗ trợ đính kèm trực tiếp tệp tin vào thư điện tử. Tuy nhiên, người dùng có thể tải tệp tin lên thư viện tài liệu chung của hệ thống, sau đó đính kèm đường dẫn của tệp tin này vào nội dung thư điện tử. Để tải tệp tin vào thư viện của hệ thống, thực hiện các bước sau:

1. Sử dụng tài khoản, truy cập mục "Cài đặt/Quy trình làm việc/Thư viện tài liệu", sau đó nhấn nút "Thêm một tệp" ở góc trên bên phải.
2. Sau khi tải lên, chọn thuộc tính của tệp tin là "Truy cập công khai".
3. Sao chép đường dẫn của tệp tin hiển thị ngay phía dưới tùy chọn này.
4. Dán đường dẫn này vào nội dung của thư điện tử.

Nội dung này có thể được xem trực tiếp mà không yêu cầu tài khoản.

Thông tin về các biểu mẫu thư điện tử

Hệ thống cung cấp nhiều biểu mẫu thư điện tử khác nhau, tương ứng với các nhu cầu trao đổi thông tin trong quá trình sử dụng và biên tập bài viết.

Tên biểu mẫu	Mô tả	Người gửi	Người nhận	Quy trình
Thông báo - ANNOUNCEMENT	Thư điện tử này dùng để thông báo tin tức hoặc sự kiện mới cho những người dùng có tài khoản trong hệ thống.	Tự động	Người đăng ký
Biên tập tham khảo - CITATION_EDITOR_AUTHOR_QUERY	Thư điện tử này yêu cầu tác giả bổ sung thông tin về tài liệu tham khảo theo hướng dẫn của biên tập viên nội dung.	Biên tập viên	Tác giả	Biên tập nội dung
Yêu cầu tham gia biên tập nội dung - COPYEDIT_REQUEST	Thư này được gửi để yêu cầu tham gia biên tập nội dung.