Hệ thống hỗ trợ tính năng ẩn danh tác giả và người phản biện trong quá trình biên tập bản thảo bài báo. Tuy nhiên, hệ thống không thể tự động loại bỏ các thông tin định danh có trong nội dung tập tin bài viết. Do đó, nếu các tập tin vẫn còn chứa thông tin định danh cá nhân, tính ẩn danh của quá trình phản biện có thể bị ảnh hưởng. Ví dụ, trong trường hợp tài liệu được soạn thảo bằng phần mềm Microsoft Word, thông tin tập tin có thể hiển thị như sau:
Các thông tin này thường được lưu trữ trong các loại tài liệu như: bản thảo bài viết, tài liệu tham khảo và ghi chú. Trong trường hợp phát hiện còn sót thông tin, biên tập viên cần loại bỏ các thông tin này trước khi gửi cho người phản biện, hoặc yêu cầu tác giả thực hiện việc loại bỏ thông tin này trước khi nộp cho tạp chí.
Đối với Microsoft Word, cách thực hiện như sau (do các menu hiển thị bằng tiếng Anh, chúng tôi giữ nguyên thuật ngữ gốc để người dùng dễ dàng thực hiện theo):
- Đến menu File
- Chọn mục Info
- Nhấn chọn Check for Issues
- Nhấn chọn Inspect Document
- Tại cửa sổ Document Inspector, chọn các mục nội dung cần loại bỏ
- Nhấn chọn Remove All
- Nhấn nút Close
- Lưu tài liệu lại.
Đối với Microsoft Word for MacOS #
- Đến menu Tools
- Nhấn chọn mục Protect Document
- Nhấn chọn Remove personal information from this file on save
- Nhấn OK và lưu lại tập tin
