Effectiveness of blood bank management software upgrading at Children's Hospital 2

Abstract

Đặt vấn đề: Bệnh viện Nhi đồng 2 là bệnh viện chuyên khoa nhi hàng đầu tại Việt Nam, tiếp nhận điều trị cho số lượng lớn bệnh nhi nên có nhu cầu sử dụng các chế phẩm về máu. Do đó, việc quản lý ngân hàng máu hiệu quả là quan trọng để đảm bảo an toàn truyền máu, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng điều trị. Nghiên cứu nhằm đánh giá hiệu quả việc hoàn thiện phần mềm quản lý ngân hàng máu tại bệnh viện Nhi Đồng 2 – thành phố Hồ Chí Minh. Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện tại Khoa Huyết học, Bệnh viện Nhi đồng 2 từ tháng 12/2023 đến tháng 10/2024. Mô hình nghiên cứu hành động (action research) được áp dụng, với 4 bước chính: khảo sát định lượng, khảo sát định tính, can thiệp và đánh giá hiệu quả sau can thiệp. Khảo sát định lượng tập trung vào mô tả đặc điểm thông tin lưu trữ và cấp phát máu. Khảo sát định tính bao gồm phỏng vấn sâu và thảo luận nhóm để phân tích nguyên nhân và triển khai giải pháp hoàn thiện phần mềm quản lý ngân hàng máu. Giai đoạn can thiệp bao gồm nhiều hoạt động về hoàn thiện phần mềm, tập huấn, cập nhật quy trình dựa trên các giải pháp đã được xác định thông qua phỏng vấn sâu. Sau can thiệp, hiệu quả của việc hoàn thiện phần mềm được đánh giá thông qua các chỉ số thời gian xử lý chế phẩm máu và sự hài lòng của nhân viên y tế. Kết quả: nghiên cứu cho thấy trước can thiệp, thời gian từ khi tiếp nhận chỉ định đến khi tiếp nhận mẫu máu là 80.1 phút, thời gian từ khi tiếp nhận mẫu máu đến khi cấp phát máu là 68.9 phút. Nghiên cứu ghi nhận nhiều khó khăn trong việc sử dụng phần mềm, bao gồm giao diện thiếu thông tin, chức năng chưa hoàn thiện, tốc độ xử lý chậm và thiếu liên kết với các hệ thống khác. Sau can thiệp, thời gian từ khi tiếp nhận chỉ định đến khi tiếp nhận mẫu máu giảm còn 45.6 phút, thời gian từ khi tiếp nhận mẫu máu đến khi cấp phát máu giảm còn 63 phút. Phần mềm được nâng cấp các tính năng mới. Về mặt sử dụng, hầu hết nhân viên y tế đều hài lòng với phần mềm sau khi nâng cấp, đặc biệt là về các chức năng cảnh báo, liên kết thông tin và tốc độ xử lý. Kết luận: Việc hoàn thiện phần mềm quản lý ngân hàng máu tại Bệnh viện Nhi đồng 2 được xây dựng dựa trên nhu cầu, mang lại hiệu quả tích cực, góp phần rút ngắn thời gian xử lý chế phẩm máu, giảm thiểu sai sót và nâng cao sự hài lòng của nhân viên y tế. Abstract Introduction: Children's Hospital 2 hospital is a pediatric specialist hospital in Vietnam, receiving a large number of pediatric patients for medical care, so there is a significant need to use blood products. Therefore, effective blood bank management is important to ensure transfusion safety, minimize errors and improve the quality of treatment. The study demonstrated evidences of blood bank management software upgrading’s effectiveness. Methodology: The study was conducted at the Department of Hematology, Children's Hospital 2 from December 2023 to October 2024. The action research model was applied, with 4 main steps: quantitative survey, qualitative survey, intervention, and evaluation of post-intervention effectiveness. The quantitative survey focused on describing the characteristics of stored and issued blood information. The qualitative survey included in-depth interviews and group discussions to analyze the causes and implement solutions to improve the blood bank management software. The intervention phase included upgrading the software based on the identified solutions. After the intervention, the effectiveness of the software upgrade was assessed through indicators of blood product processing time and satisfaction of medical staff. Results: Before the intervention, the time from receiving the prescription to receiving the blood sample was 80.1 minutes, and the time from receiving the blood sample to issuing the blood was 68.9 minutes. The study identified several software problems, including a lack of information interface, incomplete functions, slow processing speed and limited connectivity. After the intervention, the time from receiving the prescription to receiving the blood sample decreased to 45.6 minutes, and the time from receiving the blood sample to issuing the blood decreased to 63 minutes. Certain new features were implemented. In terms of usage, most medical staff were satisfied with the software after the upgrade, especially in terms of warning system, reference link connections and processing speed. Conclusion: The upgrade of blood bank management software at Nhi Đồng 2 Hospital has carefully addressed the identified needs, bringing positive effects, including shortening the processing time, minimizing errors and improving the satisfaction of medical staff. DOI: 10.59715/pntjmp.4.4.12